7.6 Transmettre les données salariales à l'AFC
Le DPI dispose de trois moyens pour transmettre les données relatives à l’impôt à la source :
- Le canal informatique ISeL (Impôt Source en Ligne) depuis l’espace fiscal des e-démarches, par saisie directe en ligne ou dépôt de fichier au format « xml »
- Le canal informatique ELM-QST depuis un logiciel de salaires certifié Swissdec
- Le courrier papier, avec les formulaires officiels délivrés par l'AFC (seuls les formulaires originaux sont acceptés).
7.6.1 Chaque mois
Dans les trente jours qui suivent le versement de la prestation imposable, le DPI doit transmettre à l’AFC le détail des prestations versées et de l'impôt retenu à la source pour chacun de ses employés.
Un décompte de paiement papier ne doit être retourné à l’AFC que par les DPIs qui utilisent les formulaires papier officiels pour transmettre leurs données et par ceux qui utilisent ISel sans avoir recours à la prestation mensuelle Liste récapitulative ou Décompte de paiement.
Pour les autres DPIs, la soumission mensuelle des données remplace l’envoi du décompte de paiement papier chaque mois.
7.6.2 Au plus tard le 31 janvier de l’année suivante
Le DPI doit transmettre à l’AFC la liste récapitulative et dans certains cas, les attestations-quittances, qui détaillent l’ensemble des prélèvement effectués pendant l’année.
Il doit également remettre une copie de l’attestation-quittance (ou du certificat de salaire et de l'attestation générés par son logiciel de salaires conformément aux directives Swissdec) à chaque personne imposée à la source.
7.6.2.1 Liste récapitulative (LR)
La liste récapitulative (LR) reprend les données relatives aux contribuables imposés à la source, ainsi que les retenues effectuées durant toute l’année.
Une LR papier ne doit être retournée à l’AFC que par les DPIs qui utilisent les formulaires papier officiels pour transmettre leurs données.
Pour les autres DPIs, la LR doit être soumise à l’AFC par le canal informatique qu’ils utilisent (ISeL ou ELM-QST).
Les données de la LR doivent être identiques aux éléments figurant sur le certificat de salaire (CS) et l'attestation-quittance (AQ) que vous remettez à chacun de vos employés soumis à l'impôt à la source.
La LR doit être établie même lorsque le revenu n’atteint pas le minimum imposable et qu’aucune retenue n’a été effectuée. Le montant de 0 franc devra être indiqué dans la rubrique "impôts retenus". Elle doit être remise même pour un seul salarié.
En cas d'éventuelles corrections de la LR, le DPI doit respecter la date limite du 31 mars de l'année n+1 pour les soumettre. Si le DPI est amené à procéder à des corrections de la liste récapitulative via ELM-QST, au plus tard le 31 mars de l'année suivante, ces corrections seront comptabilisées par l'AFC sur l'année fiscale concernée et non sur l'année de correction.
Exemple: avant le 31 mars 2026, le DPI effectue via ELM une correction sur une LR 2025. L'AFC comptabilisera la correction sur la facture 2025 du DPI.
Le DPI doit indiquer sur la LR les dates et lieux de travail des employés soumis à l'impôt à la source. En cas de lieux de travail multiples (par exemple, des remplacements fréquents dans des lieux de travail situés dans différentes communes), seul le lieu de siège doit être mentionné, par simplification.
En cas de déménagement de l'entreprise, le DPI doit mettre à jour le lieu de travail des employés dès la date effective du changement d'adresse.
7.6.2.2 Attestations-quittances (AQ)
Les attestations-quittances (AQ) que le DPI établit par employé imposé à la source ne doivent être retournées à l’AFC au format papier que par les DPIs qui utilisent les formulaires papier officiels pour transmettre leurs données.
Pour les autres DPIs, la remise à l'AFC des AQ n'est pas requise, les retenues effectuées chaque mois étant transmises lors de la soumission des données par le canal informatique qu’ils utilisent (ISeL ou ELM-QST).
En revanche, le DPI doit remettre à ses employés:
- Une AQ papier signée s’il n’utilise pas les canaux informatiques ISeL ou ELM-QST
- Une copie de l’AQ générée par ISeL s’il utilise les e-démarches,
- Un certificat de salaire et une attestation pour les travailleurs imposés à la source générés par son logiciel certifié ELM 5.x.
En cas de départ de l’employé ou de cessation de l’imposition à la source, le DPI doit remettre immédiatement l’AQ au salarié.
L’AQ doit être établie même lorsque le revenu du contribuable n’atteint pas le minimum imposable.
Elle doit également être établie pour un enfant mineur remplissant les conditions d’exemption de l’impôt (voir au point 1.3.1 ci-dessus).