Ma commune n’est pas dans les 45 communes politiques. Quel code faut-il mettre ?
Dans la rubrique Téléchargement, vous trouverez une table établissant une correspondance précise entre le NPA et le code commune.

Certains champs à fournir dans le fichier csv n’existent pas dans notre logiciel, quelles valeurs peut-on fournir ?
De façon générale, vous pouvez ne pas alimenter les données facultatives dans le fichier CSV. 2 petites précisions par rapport au document technique sur l’import-export :

"Concubinage" est facultatif en saisie (attention, il y a une erreur sur le document "Format des rubriques pour l’import des données des attestations-quittances 1.3" qui indique la rubrique obligatoire, bien qu’on constate dans l’écran de saisie qu’elle ne l’est pas) il peut prendre les valeurs suivantes : 0 pour non renseigné, 1 pour Oui, 2 pour Non

"Conjoint travaille en Suisse" peut prendre les valeurs suivantes : 0 pour Non ou "Non renseigné", 1 pour Oui

Pour cette première année de déploiement grandeur nature, vous constaterez que nous avons été peu exigeants sur le caractère obligatoire de certains champs.

A quoi correspond la structure de la 1ère ligne ?
Dans la ligne "Attestation_quittance.jar ;1.3.0 ;2005-09-01"

1- Attestation_quittance.jar est l’identifiant du type de formulaire utilisé,

2- 1.3.0 est la version de ce formulaire, (Le couple "Attestation_quittance.jar ;1.0.0" est donc l’identifiant unique du formulaire utilisé)

3- La date correspond à la date de création de la version (1.3.0 ici) et permet juste de dater simplement la conception du formulaire mais n’est en fait pas utilisée.

Les champs 2 et 3 ne sont pas obligatoires en Import. Vous pouvez indiquer Attestation_quittance.jar ;;

Plus d’infos sur le sujet ici

Utiliser Excel pour le fichier import ?
L’utilisation de MS-Excel pour modifier le fichier csv généré lors de l’export peut produire des altérations sur des champs (champs date par exemple).

Aussi, nous vous conseillons d’utiliser le petit utilitaire Excel proposé dans la rubrique Téléchargement, paragraphe Téléchargement technique, qui permet d’importer, d’exporter et visualiser les fichiers CSV-Formalix de façon conviviale et sans erreur.

Format de fichier invalide ?
Au moment de l’enregistrement, malgré l’absence d’erreur lors de l’import et la vérification des données, vous obtenez parfois le message d’erreur suivant : "Format de fichier invalide". Un utilisateur (que nous remercions au passage) nous a signalé que le caractère "Ï" (i majuscule avec tréma) provoquait cette erreur aussi bien en import-export qu’en saisie interactive. Une correctif est en cours de réalisation, il prendra en compte les éventuels autres caractères de ce type.

Pour l’instant,
si vous importez le fichier (par Fichier/Importer), il suffit de l’ouvrir sous un éditeur de texte simple tel que le bloc-note, et de faire remplacer Ï par I puis d’enregistrer et relancer l’import.
si vous avez saisi les AQ directement dans Formalix, il faut retrouver l’enregistrement fautif et remplacer de la même façon ce caractère.

SOS : Erreur de parsing lors de l’importation...
Vous avez donc tenté une importation... Bien sûr, vous avez préalablement :
regardé la vidéo d’import-export ici,
parcouru la doc PDF "Démarrage rapide sur GETIS pour informaticien" (2 pages au format PDF avec explications rapides sur Import-Export) ici
et c’est très bien.

Mais lors de l’importation, Formalix vous gratifie d’un énigmatique message "Erreur de parsing lors de l’importation".

Il va donc falloir trouver la cause de l’erreur par quelques tests successifs. Pour cela, nous allons utiliser le fichier d’export que vous avez créé pour tester l’export-import comme expliqué dans le PDF "Démarrage rapide sur GETIS pour informaticien".
1. s’assurer que les lignes détail ne se terminent pas par un point-virgule (vous constaterez que dans le fichier d’export de test, il n’y en a pas. Cette limitation peu justifiée devrait sauter dans une prochaine version.)
2. remplacer toutes vos lignes détail par la 1ère ligne détail de votre fichier test d’export-import. Vous avez donc un fichier de 5 lignes en tout avec l’identifiant formulaire, entête de colonne Employeur, données employeur, entête de colonne employé et 1 ligne détail Employé.
  Si fonctionne, votre structure d’entete est bonne, le problème se situe dans vos lignes détails.
  Sinon, remplacer ligne par ligne les lignes de votre fichier par celles du fichier référence issu de l’export-import jusqu’à trouver la ligne fautive.
  Vous avez donc maintenant une entête valide. Reste à tester les lignes détail.
3. ne garder que 1 ligne détail dans votre fichier (donc 5 lignes en tout avec l’identifiant formulaire, entête de colonne employeur, données employeur, entête de colonne employé et 1 ligne détail employé) et retenter l’import.
  Si fonctionne, votre structure est bonne, ajouter les lignes jusqu’à trouver la ligne fautive
  Sinon, saisir les données de cette ligne dans Formalix dans votre fichier Référence Import-Export, Exporter et comparer la ligne détail générée.
Et voilà !... Même plus besoin de la hotline !...

Possible de reprendre les données de GETIS 2005 ?
Oui, bien sûr. Ce n’est pas à proprement parler une importation, il suffit de faire ’Fichier/Ouvrir’ avec votre fichier "nomdefichier.lix" de 2005, et vous pouvez alors modifier les données et les sauvegarder sous 2006.

Attention : Vous devrez impérativement modifier les dates d’assujettissement dans les ’informations communes’ (données relatives à l’employeur) et pour les employé(e)s pour pouvoir enregistrer le nouveau fichier 2006... Une astuce : Si vous devez enregistrer votre fichier alors que vous n’avez pas modifié les dates d’assujettissement de tous les employé(e)s, placez-vous (ligne active) au préalable sur un(e) employé dont les dates d’assujettissement sont correctes - par exemple le dernier que vous ayez modifié.

Remarques

Je suis employeur ou fournisseur de logiciel de RH, puis-je intégrer l’édition de ces formulaires dans mon logiciel ?
NON, ce n’est pas le but. L’objectif est de demander à nos partenaires un minimum de travail d’adaptation. Il vous suffit donc de réaliser une extraction des données selon un format simple (fichier CSV) sans vous soucier de faire des éditions respectant des formats difficile à restituer ni de la transmission informatisée des données.
Voir aussi l’article Pourquoi GeTIS

Petites coquilles : Formulix, Vérification en "cour", ...
Le guide de l’utilisateur 1.3 comporte de petites fautes dans les copies d’écran (qui ont été réalisées sur la 1.1).
Dans Formalix 1.3, vous pourrez cependant constater que la vérification est maintenant "en cours", et que Formulix est devenu Formalix (Formulix était le 1er nom du logiciel, abandonné ensuite car désignant un apparemment ancien logiciel de génération de formulaire).
Nos excuses pour ces petites coquilles.

Où sont les sources du logiciel Formalix diffusé sous licence GPL ?
Nous avons choisi effectivement de publier Formalix sous licence GPL pour plusieurs raisons :
  notre logiciel utilise de nombreuses librairies open-source et il nous semble normal de participant en rendant un peu au "monde du libre",
  nous pensons qu’un organisme public qui utilise l’argent des contribuables pour développer des logiciels doit autant que possible les rendre accessible à tous,
  cela permet à chacun de vérifier que notre logiciel ne comporte aucune fonction non annoncée (ou alors, pour parodier la célèbre réponse d’un éditeur américain, "it’s not a feature, it’s a big bug", faites-le nous vite savoir ;-)

Les sources de Formalix sont donc téléchargeables dans la section Téléchargement.

English

Your translation could be improved...
Oh yes !... We’re waiting for all your suggestions. Thanks a lot.

Installation

Puis-je installer le nouveau Formalix par-dessus l’ancien logiciel sans perdre mes données ?
La réponse est OUI à condition que vous ayez sauvegardé vos données dans le répertoire proposé par défaut ou sur un autre emplacement que le dossier d’installation de Formalix.

Par exemple, dans la version précédente, si vous avez installé Formalix sur D :\formalix (vous pouvez voir cela par l’explorateur ou en choisissant le menu et dans la rubrique "Répertoire courant"). Les données sont alors stockées par défaut dans D :\formalix\formalix\data

Si vous désinstallez Formalix (par Démarrer / Tous les programmes / Formalix / Uninstall Formalix), tous les répertoires sous D :\formalix sont effacés sauf D :\formalix\formalix\data.
Si vous installez la nouvelle version (en désinstallant ou pas) Formalix 2005 avec le CD, vous pouvez utiliser le même endroit que pour la version précédente et tout sera écrasé sauf le répertoire "Répertoire courant"\formalix\data (dans notre exemple D :\formalix\formalix\data)

J’ai un Mac, comment installer le logiciel sur mon ordinateur ?

Si vous avez le cd-rom, il suffit de lire le fichier lisezmoi_install.txt et de suivre la procédure.
Si vous venez de télécharger, il suffit de lancer le fichier téléchargé.

Mac version 10.4.x : la solution
Formalix 2.00 fonctionne sur Mac 10.3.9. Mais en version 10.4, les formulaires refusent de s’ouvrir.
La procédure pour résoudre ce problème est maintenant détaillée dans la partie Téléchargement.
Toutes nos excuses pour cette petite erreur.

Puis-je installer Formalix en réseau ?
Formalix n’est pas prévu pour travailler en réseau.

Si plusieurs personnes ouvrent le programme, le répertoire /Data/temp sera écrasé chaque fois.

Le chemin vers le lecteur PDF est invalide
Formalix n’a pas pu déterminer où est installé le programme Acrobat Reader, ou ce programme n’est pas installé sur votre ordinateur. Le chemin d’accès utilisé par Formalix est indiqué sous ’Outils’ / ’Préférences’, en face de ’lecteur PDF’. Si le chemin d’accès est vide, vous pouvez installer Acrobat Reader 7.0, fourni sur le CD GeTIS.

Utilisateurs chevronnés : Utilisez le bouton pour pointer vers le répertoire où est installé Acrobat Reader, par exemple :
C :\Program Files\Adobe\Acrobat 7.0\Reader\AcroRd32.exe

Pour mémoire,
le paramétrage par défaut de Formalix est le suivant :
C :\Program Files\Adobe\Acrobat 6.0\Reader\AcroRd32.exe,
alors que Acrobat Reader 8.0 est généralement sous :
C :\Program Files\Adobe\Reader 8.0\Reader\AcroRd32.exe

Dans tous les cas, redémarrez Formalix pour prendre en compte la modification.

Formalix 2006 ne fonctionne pas avec Windows 98 ?
Effectivement, Formalix v2.0 ne fonctionne pas sous windows 98.

Vous devez
soit travailler sur un poste travaillant sous un autre système d’opération (Windows 2000, XP, etc.),
soit réinstaller Formalix v1.4 )

Pour mémoire, l’AFC accepte les documents créés avec Formalix v1.4

Saisie AQ

Plusieurs AQ par employé ?
Nous profitons de la mise en place du nouvel outil pour préciser les règles d’établissement des Attestations-Quittances.

Dans le cas général, un changement de barème a un effet rétro-actif sur l’année en cours puisque c’est la situation au 31.12 qui est prise en compte.
Exemple : Marié 1 enfant Barème B3. Naissance au 4 octobre -> Passage au barème B6 rétro-actif pour l’année.
Ce cas ne nécessite donc qu’une seule AQ et une seule ligne dans la liste récapitulative.

Mais dans certains cas, le changement de barème n’est pas rétro-actif. Ces cas nécessitent donc 1 AQ pour chaque période de l’année.
Exemples de cas nécessitant 2 (ou plus) AQ :
  Couple marié, dont un seul travaille à Genève, il donc imposé au barème B. Prise d’activité du conjoint à Genève le 1er août donc passage à l’imposition personne seule barème A dès cette date.
  Le couple travaille à Genève donc les 2 sont imposés au barème A (personne seule). Décès d’un conjoint au 1er août = passage au barème marié avec charge d’enfant(s) ( si enfant(s) mineur(s) à charge)
  Périodes de travail disjointes.

Erreur sur période d’assujettissement !
Symptôme : Lors de la saisie de l’AQ d’un employé, Formalix n’accepte pas la date de début de période d’assujettissement qui est pourtant valide !...
Remède : En fait, la période d’assujettissement de l’employé doit être incluse dans la période d’assujettissement déclarée au niveau Employeur. Il faut donc vérifier que vous avez bien saisi l’onglet "Assujettissemnt" au niveau Employeur.
Il faut donc pour cela cliquer sur l’icône puis sur l’onglet "Assujettissement".

Je peux saisir des AQ sans connaître encore les montants ?
Vous voulez vous avancer et saisir les Attestations-Quittances alors que vous ne connaissez pas encore les montants définitifs ?
Le problème est que Formalix refuse que vous laissiez les montants à zéro car il contrôle que l’impôt est inférieur aux prestations perçues.
Il suffit donc de mettre 1 comme Prestations perçues et zéro dans l’impôt... Et ne pas oublier de modifier ces montants quand ils seront connus ;-)

Format de fichier invalide !...
Comme suite à un Import-Export, au moment de l’enregistrement, vous obtenez parfois le message d’erreur suivant : "Format de fichier invalide".
Vous avez probablement saisi le caractère "Ï" (i majuscule avec tréma) ou un autre caractère un peu exotique (Á provoque le même problème).

En attendant un correctif dans une future version, il faut actuellement retrouver l’enregistrement fautif et remplacer ce caractère par un caractère sans accent.

Quelle commune pour un résident genevois travaillant hors du canton ?
Dans le cas d’un employé domicilié à Genève et travaillant dans un autre canton, il faut mettre le code commune du domicile comme code commune du lieu de travail.

Changement de raison sociale...
En cas de changement (récent) de raison sociale, le numéro d’ordre de l’ancienne raison sociale ne doit pas être utilisé pour les AQ.

Veuillez faire parvenir dans les plus bref délais un courrier au SERVICE DE L’IMPOT A LA SOURCE indiquant les changements, afin qu’il puisse régulariser votre situation.

Employé à la fois ’salarié’ et ’administrateur’...
...comment saisir ses données ?

Dans ce cas, il faut considérer l’employé comme salarié et saisir les données comme telles, en faisant le cumul des deux revenus.

Il ne faut pas prendre l’option administrateur qui ne permet qu’une imposition à 20%.

Comment récupérer mes données de l’an passé ?
Il suffit de faire ’Fichier/Ouvrir’ avec votre fichier "nomdefichier.lix" de 2005, et vous pouvez alors modifier les données et les sauvegarder sous 2006.

Attention : Vous devrez impérativement modifier les dates d’assujettissement dans les ’informations communes’ (données relatives à l’employeur) et pour les employé(e)s, pour pouvoir enregistrer le nouveau fichier 2006...

Une astuce : Si vous devez enregistrer votre fichier alors que vous n’avez pas modifié les dates d’assujettissement de tous les employé(e)s, placez-vous (ligne active) au préalable sur un(e) employé(e) dont les dates d’assujettissement sont correctes - par exemple le dernier que vous ayez modifié.

Comment trier les AQ ?
L’option tri n’est pas prévue dans Formalix...

Nous pouvons vous suggérer d’importer le fichier CSV à trier sous Excel, de le trier, puis de l’exporter à nouveau, au moyen de l’utilitaire que nous mettons à votre disposition pour effectuer l’import et/ou export, à la page téléchargement technique .

ATTENTION : l’import et/ou export effectué sous Excel sans cet utilitaire génèrent des erreurs !

Message "Le numéro AVS est incorrect"
Ce message apparait, alors que le numéro AVS saisi est celui figurant sur la carte AVS, pourquoi ?

Assurez-vous, comme indiqué dans le message d’erreur, que les nom, date de naissance et sexe (F/M) aient été correctement renseignés.
Dans le cas de noms de familles multiples, il est possible que le nom utilisé pour créer le numéro AVS ne soit pas celui que vous avez renseigné (’MARTIN-DUPONT’ : Martin = 632, Dupont = 296)
Dans certains cas, les règles de contrôle du numéro AVS n’ont pas été strictement observées ou le numéro fait partie de certaines exceptions.
Solution : Forcer le numéro AVS en appuyant sur la case (en bas de l’onglet ’Contribuable’)

Impression

Acrobat Reader version 8.0
Il semblerait que, dans certains cas, la version d’Acrobat Reader 8 pose quelques problèmes au moment de l’impression : le fichier est généré, mais Acrobat ne se lance pas.

2 solutions pour résoudre ce problème :
utiliser Acrobat Reader 7.0 (fournis sur le CD GeTIS) ou une version antérieure.
double-cliquer sur les fichiers PDF générés depuis l’explorateur.
Pour cela, si Formalix est installé dans D:\Formalix200 par exemple, regarder, avec l’explorateur de fichiers, le contenu de D:\Formalix200\formalix\print qui contient tous les fichiers générés lors des aperçus avant impression.
Les fichiers "preview-card.pdf" contiennent les Attestations-Quittance et les "preview-list.pdf", les Listes récapitulatives.

2 fichiers PDF générés ?... Je n’en vois qu’un !
Dans Adobe Acrobat, choisir le menu Fenêtre/Cascade ou Fenêtre/Mosaïque pour voir apparaître le 2ème fichier...
Rassurez-vous, vous n’êtes pas le(la) seul(e) à qui c’est arrivé ;-)

J’ai Adobe Acrobat Professionnel et l’aperçu avant impression de fonctionne pas
Effectivement, à l’installation, Formalix recherche Acrobat Reader (fichier AcroRd32.exe) pour l’inscrire dans le menu Outil/Préférence/Lecteur PDF et le lancer dès qu’il a fini de générer ses fichiers PDF.

Si vous avez Acrobat Professionel, le logiciel qui réalise la lecture (et aussi l’écriture) s’appelle différemment et Formalix ne le trouve pas.

Il faut alors, après installation de Formalix, indiquer vous-même dans Formalix, menu "Outil/Préférence/Lecteur PDF" ce chemin (par exemple C :\Program Files\Adobe\Acrobat 7.0\Acrobat\Acrobat.exe pour une installation par défaut)

Si cela ne suffit pas, il faut vérifier que les fichiers PDF sont correctement générés.
Pour cela, si Formalix est installé dans D :\Formalix140 par exemple, regarder, avec l’explorateur de fichiers, le contenu de D :\Formalix140\formalix\print qui contient tous les fichiers générés lors des aperçus avant impression. Les fichiers "preview-card" contiennent les Attestations-Quittance et les "preview-list" les Listes récapitulatives.

Vous pouvez les ouvrir de cet endroit directement en les double-cliquant.

Si le répertoire \formalix\print ne contenait rien, alors le problème serait nouveau ;-). Envoyez-nous votre fichier de données (qui se termine par .lix ) afin que nous puissions vous aider.

Colonne "Travail suisse" dans Liste Récapitulative ?
La liste récapitulative reprend toutes les informations figurant dans les AQ (Attestations-Quittances). Et pour donner une vue synthétique, nous avons dû parfois donner aux entêtes de colonne des libellés un peu abrégés.
Ainsi la 3ème colonne affiche le libellé "Travail suisse".

Tout le monde aura deviné que l’on reprend ici les informations présentes dans l’AQ sous le libellé "Conjoint travaille en Suisse".
Mais de nombreux utilisateurs auront aussi remarqué le bug suivant : quand il n’y a pas de conjoint (exemple : célibataire), au lieu de s’afficher à blanc comme dans l’AQ, le champ s’affiche aléatoirement à Oui ou Non.

Il ne s’agit que d’un problème d’impression sur ce champ :
1. Il ne faut tenir compte de cette information que si un conjoint apparait dans la 2ème colonne
2. L’attestation-Quittance est juste
3. Les codes-barres contiennent aussi les bonnes informations.
Ce bug sera corrigé.

Utilisation

Erreur de lecture - écriture à l’ouverture ou l’enregistrement de fichiers
Dans Formalix, par le menu Aide / Info Technique, vous trouverez en face du libellé "Répertoire courant" l’emplacement où a été installé Formalix.
Par exemple C :\Program files\Formalix

Vous devez avoir les droits d’ECRITURE sur ce répertoire et tous ses sous-répertoires (il ne doit donc pas être en lecture seule).
Dans les entreprises, des restrictions de droit d’accès sont souvent imposées afin de garantir un maximum de sécurité. Il faut alors installer Formalix à un autre emplacement où vous avez les droits d’écriture.

Pour vérifier, vous pouvez lancer un traitement de texte et essayer d’enregistrer un document à cet emplacement.